Zakelijk e-mailadres aanmaken en instellen: stap voor stap

Zakelijk e-mailadres aanmaken en instellen: stap voor stap

Een e-mailadres als [email protected] komt professioneler over dan [email protected], en het blijft van jou, ook als je later van mailprogramma wisselt. In deze handleiding lees je wat je nodig hebt, hoe je het adres aanmaakt en hoe je het instelt in Outlook, op je iPhone en op Android. Onderaan staan de fouten die wij in de praktijk het vaakst tegenkomen.

Wat heb je nodig?

• Een eigen domeinnaam, bijvoorbeeld uwbedrijf.nl. Heb je er nog geen, zoek dan een vrije naam met onze domeinnaam generator.
• E-mailhosting bij die domeinnaam. Bij elk webhostingpakket van Virexa zit e-mail inbegrepen: 30 mailboxen in Start, onbeperkt in Groei en Premium. Wil je alleen e-mail zonder website, kijk dan bij zakelijke e-mail.
• Toegang tot je controlepaneel. Bij Virexa is dat DirectAdmin; de inloggegevens staan in je welkomstmail.

Waarom geen Gmail- of Outlook.com-adres?

Een gratis adres werkt, maar voor een bedrijf heeft het nadelen:

• Minder vertrouwen: klanten zien sneller een eenmanszaak die nog moet beginnen, en mail van gratis adressen belandt vaker in de spamfilter van zakelijke ontvangers.
• Geen eigen naam: je reclameert voor Google of Microsoft in plaats van voor je eigen merk.
• Niet overdraagbaar: een gratis adres is gekoppeld aan één persoon. Een adres op je eigen domein kun je doorgeven aan een collega of opvolger.

Stap voor stap: zakelijk e-mailadres aanmaken in DirectAdmin

Stap 1: log in op DirectAdmin

Ga naar de inloglink uit je welkomstmail en log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Beheer je meerdere domeinen, kies dan rechtsboven het juiste domein.

Stap 2: open E-mail Accounts

Klik in het menu op E-mail Manager en daarna op E-mail Accounts. Je ziet nu alle adressen die al bestaan.

Stap 3: maak het nieuwe adres aan

Klik op Create Account en vul in:

• Username: het deel voor de @, bijvoorbeeld info, jan of facturen.
• Password: een sterk, uniek wachtwoord. Gebruik de knop om er een te laten maken en bewaar het in een wachtwoordmanager.
• Quota: de maximale opslag voor dit adres. Kies ruim genoeg; een volle mailbox weigert nieuwe mail.

Klik op Create. Het adres werkt meteen.

De instellingen voor elk mailprogramma

Deze gegevens heb je nodig, welk programma of toestel je ook gebruikt. Vervang uwdomein.nl door je eigen domeinnaam.

	Server	Poort	Beveiliging
Inkomend (IMAP)	mail.uwdomein.nl	993	SSL/TLS
Uitgaand (SMTP)	mail.uwdomein.nl	465	SSL/TLS
Uitgaand, alternatief	mail.uwdomein.nl	587	STARTTLS

• Gebruikersnaam: je volledige e-mailadres, dus [email protected], niet alleen "info".
• Wachtwoord: het wachtwoord dat je in stap 3 hebt gekozen.
• Uitgaande server vereist verificatie: aan, met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord.
• Kies IMAP, niet POP3. Met IMAP zie je dezelfde mail op je computer, telefoon en in webmail. Virexa ondersteunt geen POP3.

Zakelijk e-mailadres instellen in Outlook

1. Open Outlook en kies Account toevoegen (in het nieuwe Outlook via het tandwiel, Accounts; in klassiek Outlook via Bestand).
2. Vul je e-mailadres in. Vindt Outlook de instellingen niet vanzelf, kies dan IMAP en daarna de geavanceerde of handmatige instellingen.
3. Vul de servers en poorten uit de tabel hierboven in, met je volledige e-mailadres als gebruikersnaam.
4. Klik op Doorgaan en vul je wachtwoord in. Stuur daarna een testmail naar jezelf.

Zakelijk e-mailadres instellen op iPhone of iPad

1. Open Instellingen, ga naar Apps, Mail, Mail-accounts en tik op Nieuwe account. Op oudere iOS-versies staat Mail direct in Instellingen.
2. Kies Andere en daarna Voeg mailaccount toe.
3. Vul je naam, e-mailadres, wachtwoord en een omschrijving in en tik op Volgende.
4. Kies IMAP. Vul bij zowel de inkomende als de uitgaande server mail.uwdomein.nl in, met je volledige e-mailadres als gebruikersnaam.
5. Tik op Bewaar. De iPhone gebruikt automatisch een beveiligde verbinding.

Zakelijk e-mailadres instellen op Android (Gmail-app)

1. Open de Gmail-app, tik op je profielfoto en kies Nog een account toevoegen.
2. Kies Anders, vul je e-mailadres in en tik op Handmatige configuratie.
3. Kies Persoonlijk (IMAP) en vul je wachtwoord in.
4. Inkomende server: mail.uwdomein.nl, poort 993, beveiliging SSL/TLS. Uitgaande server: mail.uwdomein.nl, poort 465, SSL/TLS.
5. Rond de wizard af en stuur een testmail.

Mail lezen in de browser

Zit je niet achter je eigen computer, dan lees je je mail via webmail op webmail.virexa.nl. Je logt in met je volledige e-mailadres en wachtwoord. Omdat het IMAP is, zie je daar precies dezelfde mappen en berichten als op je telefoon.

Liever alles in Gmail?

Dat kan op twee manieren:

• Doorsturen: maak in DirectAdmin bij E-mail Manager een forwarder aan, zodat mail op [email protected] ook in je Gmail binnenkomt.
• Verzenden als: voeg in Gmail op de computer bij Instellingen, Accounts en import, E-mail verzenden als je zakelijke adres toe, met SMTP-server mail.uwdomein.nl en poort 465. Je antwoorden gaan dan vanaf je zakelijke adres de deur uit.

Welke adressen heb je nodig?

Voor een klein bedrijf is één algemeen adres vaak genoeg. Groei je, dan helpen aparte adressen om mail op de juiste plek te krijgen:

• info@ voor algemene vragen
• facturen@ of administratie@ voor inkomende facturen, handig om door te sturen naar je boekhouder
• naam@ per medewerker, zodat klanten een vast aanspreekpunt hebben
• noreply@ voor automatische mail vanuit je website of webshop

Een adres dat alleen doorstuurt, zoals facturen@, maak je aan als forwarder. Dat kost geen mailbox.

Zorg dat je mail aankomt

Ontvangers controleren of mail echt van je domein komt. Daarvoor zijn drie DNS-records nodig: SPF, DKIM en DMARC. Staat je domein bij Virexa op onze nameservers, dan zetten wij deze records automatisch goed. Gebruik je eigen nameservers, bijvoorbeeld bij Cloudflare, neem ze dan over uit DirectAdmin (DNS Management).

Verstuur je nieuwsbrieven naar grote lijsten, gebruik daarvoor een nieuwsbriefdienst en niet je gewone mailbox. Zo blijft de reputatie van je adres goed.

Veelgemaakte fouten

• Alleen "info" als gebruikersnaam. De gebruikersnaam is altijd het volledige adres.
• POP3 gekozen. Kies IMAP; POP3 wordt niet ondersteund.
• Uitgaande server zonder verificatie. Zet verificatie aan, anders wordt je mail geweigerd.
• Poort 25 voor uitgaande mail. Veel internetproviders blokkeren die poort. Gebruik 465 of 587.
• Volle mailbox. Stel een ruim quotum in en ruim af en toe oude mail met grote bijlagen op.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, bel ons dan op werkdagen tussen 09:00 en 17:00 op 085 200 43 21 of mail naar [email protected]. Wij kijken met jou mee, ook als het om het instellen van je telefoon gaat.

Veelgestelde vragen

Wat kost een zakelijk e-mailadres?

Bij Virexa zit e-mail bij elk webhostingpakket, vanaf €1,29 per maand. Alleen e-mail, zonder website, kan vanaf €1,99 per maand per account.

Kan ik een zakelijk e-mailadres aanmaken zonder website?

Ja. Je hebt wel een eigen domeinnaam nodig, maar geen website. Kies dan een los pakket voor zakelijke e-mail.

Kan ik mijn zakelijke e-mail in Gmail gebruiken?

Ja, met doorsturen of met "E-mail verzenden als" in Gmail. Hierboven staat hoe dat werkt.